Cuando una empresa busca un software para gestionar sus planillas y optimizar sus procesos de recursos humanos, existen dos opciones: un software en la nube o un software de escritorio.
Básicamente, el primero es aquel software al que se accede por internet, mientras que el segundo es el que se instala en un ordenador; sin embargo, hay mucho más allá al momento de analizarlos.
¿Cuáles son las diferencias y cuál está más adecuado a las necesidades actuales del mercado? En esta nota te lo contamos todo a través de diferentes pilares que son importantes para tu empresa.
Instalación
Partamos con lo inicial, es decir, el proceso de instalación al momento de adquirir un nuevo software.
Cuando una empresa elige un software de escritorio deberá instalarlo en todos los equipos en los que se usará generando esfuerzos en costos y tiempo. Por su parte, el software en la nube no requiere una instalación compleja en cada equipo, pues el programa se encuentra en un servidor.
Seguridad
¿Recuerdas cuando las fotos se guardaban en CD o disquetes y si estos se perdían o malograban, las imágenes se iban con ellos también?
Una situación similar ocurre cuando un ordenador con un software de escritorio tiene una falla. Los datos no se recuperan o existen backups que deben ser atendidos por especialistas externos a la empresa.
En cambio, un software en la nube cuenta con varias medidas de seguridad para garantizar que los datos de una empresa están resguardados. Estos filtros de seguridad evitan hackeos o robos de información.
Básicamente, un software en la nube se encarga de la seguridad, mientras que en el caso de un software de escritorio, el cliente debe contratar personal para proteger la información y está más expuesto a fallas.
Mantenimiento
Al hablar de precios de mantenimiento, un software en la nube siempre será más económico, pues los programas de escritorio sí necesitan conservación de software y hardware.
Por ejemplo, un servidor de base de datos requerido por un software de escritorio puede costar aproximadamente $1500.
Actualizaciones
La normativa laboral y tributaria está en constante cambio y es responsabilidad de las empresas estar al tanto de actualizaciones.
Por eso, un software que se encarga de gestionar las planillas desde el cálculo de sueldos hasta el pago de beneficios como la gratificación o CTS, debe estar a la par de las novedades legales.
Mientras que un software de escritorio requiere algún tipo de acción por parte del usuario (descarga nueva versión, reiniciar, comprar o instalar de forma manual), un software en la nube realiza actualizaciones de manera automática en el servidor.
Accesibilidad
El 2020 cambió la forma de trabajar en muchas empresas. El trabajo remoto o híbrido llegó para quedarse y el uso de softwares también debe estar adecuado a las nuevas demandas del mercado laboral.
En ese sentido, a un software de escritorio solo se puede acceder desde el equipo en el que está instalado o instalando un VPN. En cambio, un software en la nube es como si fuera una página web.
El gestor de recursos humanos podrá calcular los sueldos de fin de mes o enviar boletas de pago a los trabajadores tan solo usando su usuario y clave desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
En resumen, ¿cuál le conviene a tu empresa?
Cada organización tiene diferentes necesidades y características, sin embargo, ¿aún no te convence cuál es mejor para ti? Aquí te dejamos algunos puntos clave para que tengas en cuenta al momento de elegir tu próximo software de recursos humanos.
Software en la nube | Software de escritorio |
No necesita instalación en equipos. | Necesita procesos de instalación en cada equipo. |
El software se actualiza automáticamente. | Requiere descargar actualizaciones y hacerlas de manera manual. |
Comparte información del programa con mayor rapidez, permite integraciones. | Información solo está en equipos con el software instalado. |
Ahorro en costos de mantenimiento o actualizaciones. | Necesita mantenimiento y soporte para actualizaciones. |
Permite acceso al software en cualquier lugar o momento. | Demanda presencialidad y uso del equipo con el software instalado. |
Copias de seguridad periódicas a cargo del proveedor. Garantiza protección de datos. | Tiene back ups para proteger los datos pero están más expuestos a fallar. |
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